Styrning och kontroll av verksamheten

Nordisk kulturkontakts direktör är juridiskt, ekonomiskt och administrativt ansvarig för institutionen och rapporterar därmed till Nordiska ministerrådets generalsekreterare.

Styrelsen fungerar som ett rådgivande organ till stöd för direktören. Den interna kontrollen av verksamheten är god och har inte föranlett några kommentarer av Statens revisionsverk i Finland.

NKK anlitar en extern bokföringsbyrå och alla inkomna fakturor attesteras enligt väl dokumenterade rutiner av direktören efter att de sakgranskats av ansvarig rådgivare. Direktörens utlägg attesteras av ekonomi- och HR-chefen, tillika ställföreträdande direktör, enligt önskemål av Nordiska ministerrådets sekretariat. Årsräkenskaperna revideras av Finska statens revisionsverk. Eftersom styrelsen sedan 2016 endast är ett rådgivande organ undertecknar styrelsemedlemmarna inte bokslutet. Årsrapporten i sin helhet gås dock igenom på årets första styrelsemöte i april 2024.

NKK har väl utvecklade och dokumenterade rutiner för styrning och planering av verksamheten. De viktigaste övergripande styrningsdokumenten är, förutom Nordiska ministerrådets vision 2030 och kulturministrarnas samarbetsprogram 2021–2024, institutionens stadgar, det strategiska mandatet 2021–2024, det årliga beviljningsbrevet som utarbetas i samarbete mellan institutionen och Nordiska ministerrådets sekretariat samt en mer detaljerad, intern verksamhetsplan. Den årliga verksamhetsplanen tas fram av personalen under ledning av direktören. Den följer beviljningsbrevets riktlinjer och täcker alla delar av verksamheten.

Verksamhetsplanen beskriver följande års målsättningar och planerade aktiviteter på detaljnivå och den ligger till grund för allt arbete som görs på institutionen. Verksamhetsplanen stäms av kvartalsvis och i samband med halvårsbokslutet och den ligger också till grund för utvecklingssamtalen mellan direktören och den enskilda medarbetaren som äger rum en gång per år. Direktören genomför dessutom 1:1 samtal med enskilda medarbetare var 4–5 vecka. Verksamheten genomför varje år i november en större trivselsundersökning.

Gitte Grønfeld Wille
direktör, Nordisk kulturkontakt

Det minskade antalet kvadratmeter på Kajsaniemikontoret föranleddes särskilt av de ekonomiska inbesparingarna men har de facto haft flera positiva konsekvenser. Utöver mindre uppvärmnings- och underhållskostnader som kunnat kanaliseras till den övriga verksamheten har ommöbleringen lett till bättre utnyttjade biblioteks- och kontorsutrymmen. I planeringen anlitades också studerande från Yrkeshögskolan Novias linjer för inredningsplanering och grafisk design.